Cách tính thời hạn dự án chính xác

Trễ hạn là nguyên nhân phổ biến nhất gây mất tiền và mất niềm tin trong kinh doanh. Thời hạn được đặt theo trực giác hoặc theo nguyên tắc "càng nhanh càng tốt" hầu như luôn không thực tế. Việc tính toán chính xác giúp tiết kiệm nguồn lực của đội ngũ và bảo vệ danh tiếng của người thực hiện.

Quá trình tính toán ngày bàn giao dự án bao gồm các yếu tố toán học, tâm lý và lịch. Bỏ qua bất kỳ yếu tố nào trong số này sẽ dẫn đến sự cố cho toàn bộ kế hoạch.

Bước 1. Phân chia công việc

Không thể đánh giá chính xác một dự án lớn. Các cách diễn đạt như "phát triển trang web" hoặc "thực hiện kiểm toán" không mang thông tin về khối lượng công việc thực tế. Dự án cần được chia thành các phần nhỏ có thể đo lường được.

Quá trình phân chia được xây dựng dựa trên nguyên tắc cấu trúc phân chia công việc. Một công việc được coi là đủ nhỏ nếu đáp ứng các tiêu chí sau:

• Thời gian thực hiện không vượt quá 2 ngày.
• Kết quả công việc có biểu hiện vật chất hoặc trạng thái cụ thể.
• Một người hoặc một đội ngũ có thể thực hiện công việc từ đầu đến cuối.
• Không có sự mơ hồ về việc chính xác cần làm gì.

Nếu một công việc mất một tuần, bạn cần chia nhỏ thêm. Sai sót trong việc đánh giá một công việc nhỏ nửa ngày sẽ dẫn đến sai lệch nửa ngày. Sai sót trong việc đánh giá một công việc cả tuần có thể phải trả giá bằng vài tuần đình trệ.

Bước 2. Đánh giá nhân lực theo phương pháp PERT

Mọi người thường có xu hướng đánh giá thời gian một cách lạc quan. Chúng ta lên kế hoạch cho một kịch bản hoàn hảo, quên mất những sự chậm trễ, sự mệt mỏi và các yếu tố bên ngoài. Phương pháp PERT (Program Evaluation and Review Technique – Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Chương trình) giải quyết vấn đề này thông qua đánh giá 3 điểm.

Đối với mỗi công việc, ba giá trị được xác định: lạc quan, có khả năng nhất và bi quan. Thời gian cuối cùng được tính theo công thức:

Thời gian dự kiến = (Lạc quan + 4 × Có khả năng nhất + Bi quan) / 6

Ví dụ về tính toán nhân lực cho việc phát triển các yếu tố riêng biệt của dự án:

Phương pháp PERT chuyển trọng tâm từ niềm tin mù quáng vào các điều kiện hoàn hảo sang một đánh giá dự báo có cơ sở thống kê.

Bước 3. Tính đến các hạn chế về lịch và khu vực

Giờ làm việc không bằng ngày lịch. Nếu một dự án cần X giờ làm việc, điều đó không có nghĩa là thời hạn sẽ đến sau Y ngày lịch. Các ngày cuối tuần và ngày lễ sẽ được tính vào quá trình tính toán.

Vấn đề trở nên phức tạp hơn khi làm việc với các đội ngũ hoặc khách hàng quốc tế. Các quốc gia khác nhau có lịch làm việc trong tuần và các ngày lễ quốc gia khác nhau. Cố gắng tính toán sự trùng khớp của các ngày làm việc theo cách thủ công dẫn đến những sai sót nghiêm trọng.

Múi giờ cũng "ngốn" thời gian trong giao tiếp không đồng bộ. Một câu hỏi được đặt ra vào cuối ngày làm việc ở New York sẽ được đọc vào đầu ngày làm việc tiếp theo ở Berlin, điều này cộng thêm một ngày vào thời gian chờ phản hồi.

Bước 4. Dự phòng bộ đệm cho rủi ro

Định luật Hofstadter phát biểu: Mọi việc luôn mất nhiều thời gian hơn dự kiến, ngay cả khi đã tính đến định luật này.

Rủi ro và sự cố bất khả kháng là một phần bình thường của quá trình làm việc. Trong quá trình lập kế hoạch, có hai cấp độ bộ đệm được phân bổ:

• Vi bộ đệm ở cấp độ công việc (thêm 10-15% thời gian cho từng thao tác riêng lẻ).
• Vĩ bộ đệm ở cấp độ dự án (thêm 15-20% vào tổng thời lượng dự án cho các tình huống phát sinh).

Không được coi bộ đệm là thời gian rảnh rỗi. Đó là một khoản bảo hiểm. Nếu một công việc hoàn thành trước thời hạn, bộ đệm sẽ được chuyển sang công việc tiếp theo. Nếu có sự chậm trễ, bộ đệm sẽ ngăn chặn việc lùi thời hạn cuối cùng.

Bước 5. Xác định ngày hoàn thành cuối cùng

Ở giai đoạn cuối, tất cả dữ liệu thu thập được sẽ được tổng hợp. Lấy tổng số giờ làm việc theo phương pháp PERT, quy đổi thành ngày làm việc, cộng thêm bộ đệm dự án. Sau đó, trừ đi các ngày cuối tuần và ngày lễ khỏi lịch.

Kiểm tra mức độ sẵn sàng của thời hạn để phê duyệt:

• Tất cả công việc đã được phân chia ở mức độ không vượt quá 2 ngày.
• Đánh giá thời gian 3 điểm đã được tính toán cho từng công việc.
• Đã tính đến các tuần làm việc và ngày lễ của tất cả những người tham gia dự án.
• Đã thêm bộ đệm thời gian ít nhất 15% tổng thời hạn.

Thời hạn là kết quả của những tính toán chính xác, chứ không phải là những phỏng đoán theo trực giác. Việc phân chia công việc, đánh giá xác suất và tính đến thực tế lịch khiến cho việc lập kế hoạch trở nên minh bạch và có thể dự đoán được.