Πώς να υπολογίσετε σωστά την προθεσμία ενός έργου

Η μη τήρηση των προθεσμιών είναι η πιο συχνή αιτία απώλειας χρημάτων και εμπιστοσύνης στις επιχειρήσεις. Μια προθεσμία που καθορίζεται διαισθητικά ή με βάση την αρχή "όσο το δυνατόν συντομότερα", σχεδόν πάντα αποδεικνύεται μη ρεαλιστική. Ο ακριβής υπολογισμός εξοικονομεί πόρους της ομάδας και προστατεύει τη φήμη του εκτελεστή.

Η διαδικασία υπολογισμού της ημερομηνίας παράδοσης του έργου αποτελείται από μαθηματικούς, ψυχολογικούς και ημερολογιακούς παράγοντες. Η αγνόηση οποιουδήποτε από αυτούς οδηγεί σε αποτυχία ολόκληρου του σχεδίου.

Βήμα 1. Ανάλυση εργασιών

Ένα μεγάλο έργο είναι αδύνατο να αξιολογηθεί επαρκώς. Οι διατυπώσεις "ανάπτυξη ιστοσελίδας" ή "διενέργεια ελέγχου" δεν παρέχουν πληροφορίες για τον πραγματικό όγκο εργασίας. Το έργο πρέπει να χωριστεί σε μικρά, μετρήσιμα μέρη.

Η διαδικασία ανάλυσης βασίζεται στην αρχή της ιεραρχικής δομής εργασιών. Μια εργασία θεωρείται αρκετά μικρή εάν πληροί τα ακόλουθα κριτήρια:

• Ο χρόνος εκτέλεσης δεν υπερβαίνει τις 2 ημέρες.
• Το αποτέλεσμα της εργασίας έχει απτή μορφή ή συγκεκριμένη κατάσταση.
• Ένα άτομο ή μια ομάδα μπορεί να εκτελέσει την εργασία από την αρχή μέχρι το τέλος.
• Δεν υπάρχει αμφισημία ως προς το τι ακριβώς πρέπει να γίνει.

Εάν μια εργασία διαρκεί μια εβδομάδα, πρέπει να υποδιαιρεθεί περαιτέρω. Ένα σφάλμα στην εκτίμηση μιας μικρής εργασίας μισής ημέρας θα οδηγήσει σε απόκλιση μισής ημέρας. Ένα σφάλμα στην εκτίμηση μιας εβδομαδιαίας εργασίας μπορεί να κοστίσει αρκετές εβδομάδες καθυστέρησης.

Βήμα 2. Εκτίμηση εργατικών πόρων με τη μέθοδο PERT

Οι άνθρωποι τείνουν να κάνουν αισιόδοξες εκτιμήσεις χρόνου. Σχεδιάζουμε το ιδανικό σενάριο, ξεχνώντας τις καθυστερήσεις, την κόπωση και τους εξωτερικούς παράγοντες. Η μέθοδος PERT (Program Evaluation and Review Technique – τεχνική αξιολόγησης και αναθεώρησης προγραμμάτων) επιλύει αυτό το πρόβλημα μέσω της εκτίμησης τριών σημείων.

Για κάθε εργασία καθορίζονται τρεις τιμές: η αισιόδοξη, η πιο πιθανή και η απαισιόδοξη. Ο τελικός χρόνος υπολογίζεται με τον τύπο:

Αναμενόμενος χρόνος = (Αισιόδοξη + 4 × Πιθανότερη + Απαισιόδοξη) / 6

Παράδειγμα υπολογισμού εργατικών πόρων για την ανάπτυξη μεμονωμένων στοιχείων του έργου:

Η μέθοδος PERT μετατοπίζει την εστίαση από την τυφλή πίστη σε ιδανικές συνθήκες σε μια στατιστικά τεκμηριωμένη εκτίμηση πρόβλεψης.

Βήμα 3. Λήψη υπόψη ημερολογιακών περιορισμών και περιοχών

Οι εργάσιμες ώρες δεν ισοδυναμούν με ημερολογιακές ημέρες. Εάν ένα έργο απαιτεί Χ εργάσιμες ώρες, αυτό δεν σημαίνει ότι η προθεσμία θα λήξει σε Υ ημερολογιακές ημέρες. Στον υπολογισμό εισέρχονται τα Σαββατοκύριακα και οι αργίες.

Το πρόβλημα περιπλέκεται όταν εργάζεστε με διεθνείς ομάδες ή πελάτες. Οι διαφορετικές χώρες έχουν διαφορετικά ωράρια εργασίας και εθνικές αργίες. Η προσπάθεια υπολογισμού της τομής των εργάσιμων ημερών χειροκίνητα οδηγεί σε κρίσιμα σφάλματα.

Οι ζώνες ώρας επίσης "καταναλώνουν" χρόνο στην ασύγχρονη επικοινωνία. Μια ερώτηση που τίθεται στο τέλος της εργάσιμης ημέρας στη Νέα Υόρκη, θα διαβαστεί στην αρχή της επόμενης εργάσιμης ημέρας στο Βερολίνο, προσθέτοντας 24 ώρες στην αναμονή για απάντηση.

Βήμα 4. Δημιουργία αποθεμάτων για κινδύνους

Ο Νόμος του Χόφστεντερ αναφέρει: Τα πράγματα πάντα παίρνουν περισσότερο χρόνο από ό,τι αναμένεται, ακόμα και όταν λαμβάνεται υπόψη αυτός ο νόμος.

Οι κίνδυνοι και τα αναπάντεχα γεγονότα (ανώτερη βία) είναι ένα φυσιολογικό μέρος της εργασιακής διαδικασίας. Στον σχεδιασμό διακρίνονται δύο επίπεδα αποθεμάτων:

• Μικρο-απόθεμα σε επίπεδο εργασίας (προσθήκη 10-15% χρόνου σε κάθε μεμονωμένη λειτουργία).
• Μακρο-απόθεμα σε επίπεδο έργου (προσθήκη 15-20% στη συνολική διάρκεια του έργου για απρόβλεπτες καταστάσεις).

Το απόθεμα δεν πρέπει να θεωρείται ως ελεύθερος χρόνος. Είναι μια ασφάλεια. Εάν μια εργασία ολοκληρωθεί νωρίτερα από τον προγραμματισμένο χρόνο, το απόθεμα μεταβιβάζεται στην επόμενη εργασία. Εάν υπήρξαν καθυστερήσεις, το απόθεμα αποτρέπει τη μετατόπιση της τελικής προθεσμίας.

Βήμα 5. Καθορισμός της τελικής ημερομηνίας

Στο τελευταίο στάδιο, όλα τα συλλεχθέντα δεδομένα ενοποιούνται. Λαμβάνεται ο συνολικός αριθμός των εργάσιμων ωρών σύμφωνα με τη μέθοδο PERT, μετατρέπεται σε εργάσιμες ημέρες και προστίθεται το απόθεμα του έργου. Στη συνέχεια, αφαιρούνται από το ημερολόγιο τα Σαββατοκύριακα και οι αργίες.

Έλεγχος ετοιμότητας της προθεσμίας για έγκριση:

• Όλες οι εργασίες έχουν αναλυθεί σε επίπεδο που διαρκεί το πολύ 2 ημέρες.
• Για κάθε εργασία έχει υπολογιστεί η εκτίμηση τριών σημείων του χρόνου.
• Έχουν ληφθεί υπόψη οι εργάσιμες εβδομάδες και οι αργίες όλων των συμμετεχόντων στο έργο.
• Έχει προστεθεί ένα χρονικό απόθεμα τουλάχιστον 15% του συνολικού χρόνου.

Η προθεσμία είναι το αποτέλεσμα ακριβών υπολογισμών και όχι διαισθητικών εικασιών. Η ανάλυση, η πιθανοτική εκτίμηση και η συνεκτίμηση των ημερολογιακών δεδομένων καθιστούν τον σχεδιασμό διαφανή και προβλέψιμο.